資料の整理や業務連絡、通達事項の確認。これらの煩雑な作業を効率化してくれるグループウェアソフト。ＡＳＰサービスという、ソフトと機器をまとめてレンタルも可能。フリーで高機能なグループウェアソフトもあります。導入前とは効率が比較になりませんよ。
グループウェアとは、コンピュータを利用して、情報の共有や交換をするシステムです。
会社のホワイトボードや資料室、会議室などがソフトとしてまとめられたもの、といえばいいでしょうか。
多くはインターネット・エクスプローラーなどのブラウザを利用していますので、導入時の初期投資が安くすむという利点があります。
サイボウズ社が開発したOfficeや、Lotus Notesなどが代表的なソフトです。
ウェブブラウザを使うといっても、グループウェアは一般的に社内のネットーワーク内で稼働するように作られています。
そのため外部からアクセスすることはできないので、機密の漏えいといったセキュリティ面での心配は、ほとんどないといっていいでしょう。
サイボウズ社などでは、導入に際して、ＡＳＰというサービスを提供しています。
これはソフトやサーバー等の必要機器をまとめてレンタルし、管理するものです。
設置の手軽さや管理体制の信頼性を求めるなら、利用を検討してみてもよいでしょう。
また、このサービスはインターネット経由でソフトにアクセスするので、自宅やモバイル環境からでもグループウェアを使用できます。
例えば、それまで必要数コピーしていた報告書や稟議書は、各自パソコンでグループウェアを立ち上げて、所定の掲示板を閲覧すれば確認できるようになります。
連絡や伝言なども、ソフト上に書き込まれるので、「机の上にメモを残しておいたはずなのに」といった行き違いはなくなるでしょう。
資料にしても、大量の書類の山から探しだす手間は不要になります。
グループウェアソフトは、こうした雑用を減らし、導入以前とは比較にならないくらい、業務の効率をアップさせるのです。
グループウェアソフトは、有料のものだけではありません。
インターネットで検索してみれば、フリーのグループウェアソフトが見つかるはずです。
「GroupSession」というソフトは、無料でありながら、製品版にひけを取らない機能を備えています。
カスタマイズも可能なので、それぞれのニーズに合った使用環境を構築することができるのも魅力です。
万一のトラブルが不安という場合には、有料でサポートを受け付けています。